Trong quá trình hoạt động, nhiều doanh nghiệp sẽ phải thay đổi thông tin trên giấy phép kinh doanh như: địa chỉ trụ sở, tên công ty, vốn điều lệ hay người đại diện pháp luật. Khi có sự thay đổi này, doanh nghiệp buộc phải thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh bằng mẫu thay đổi thông tin trên giấy phép kinh doanh.
Đây là văn bản quan trọng, giúp cơ quan quản lý nắm rõ sự điều chỉnh của doanh nghiệp và tránh rủi ro pháp lý. Hãy cùng Vinata tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây.
Mẫu thay đổi thông tin trên giấy phép kinh doanh là gì?
Mẫu thay đổi thông tin trên giấy phép kinh doanh là biểu mẫu bắt buộc khi doanh nghiệp muốn sửa đổi hoặc bổ sung các thông tin đã đăng ký trước đó. Mẫu đơn này còn được gọi là Đơn đề nghị sửa đổi, bổ sung giấy phép kinh doanh, ban hành kèm theo Nghị định 09/2018/NĐ-CP.
Căn cứ pháp lý quy định về mẫu thay đổi
Việc sử dụng mẫu thay đổi thông tin trên giấy phép kinh doanh được quy định rõ tại:
- Luật Doanh nghiệp 2020: quy định nghĩa vụ thông báo thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp.
- Nghị định 01/2021/NĐ-CP: hướng dẫn chi tiết về đăng ký doanh nghiệp và biểu mẫu đi kèm.
- Nghị định 09/2018/NĐ-CP: ban hành Mẫu số 02 dùng khi doanh nghiệp thực hiện thủ tục thay đổi.
Nhờ các văn bản pháp lý này, quá trình thay đổi thông tin trở nên thống nhất và minh bạch hơn.
Trường hợp nào phải dùng mẫu thay đổi thông tin?
Doanh nghiệp bắt buộc phải nộp mẫu thay đổi thông tin trên giấy phép kinh doanh khi có một trong các sự kiện sau:
- Thay đổi tên công ty hoặc tên viết tắt.
- Thay đổi địa chỉ trụ sở chính.
- Thay đổi hoặc bổ sung ngành nghề kinh doanh.
- Thay đổi vốn điều lệ hoặc tỷ lệ vốn góp.
- Thay đổi người đại diện pháp luật.
- Thay đổi thành viên, cổ đông sáng lập.
- Chuyển đổi loại hình doanh nghiệp.
>> Đọc thêm: Dịch vụ đăng ký hộ kinh doanh cá thể
Nội dung chính trong mẫu thay đổi thông tin
Để tránh hồ sơ bị trả lại, doanh nghiệp cần điền đầy đủ các mục trong mẫu. Một mẫu thay đổi thông tin trên giấy phép kinh doanh thường bao gồm:
Thông tin cơ bản về doanh nghiệp
Phần đầu tiên của mẫu là thông tin nhận diện doanh nghiệp. Doanh nghiệp phải ghi:
- Tên công ty (viết in hoa, đầy đủ theo đăng ký).
- Mã số doanh nghiệp/mã số thuế.
- Số giấy phép đăng ký kinh doanh.
- Địa chỉ trụ sở chính.
- Thông tin liên hệ (điện thoại, email, website nếu có).
Việc ghi chính xác tuyệt đối là bắt buộc vì đây là cơ sở pháp lý để cơ quan đăng ký xác minh hồ sơ.
Nội dung thay đổi chi tiết
Ở phần này, doanh nghiệp liệt kê rõ nội dung thay đổi, ví dụ:
- Đổi địa chỉ trụ sở từ Quận 1 sang Quận 3.
- Tăng vốn điều lệ từ 5 tỷ lên 10 tỷ.
- Thay đổi người đại diện pháp luật từ ông A sang bà B.
Mỗi nội dung thay đổi cần trình bày theo cấu trúc: nội dung cũ – nội dung mới – lý do thay đổi.
Cam kết và xác nhận của doanh nghiệp
Phần cuối của mẫu là lời cam kết của doanh nghiệp về tính chính xác, trung thực của thông tin. Người đại diện pháp luật phải ký tên, ghi rõ họ tên, chức danh và đóng dấu công ty (nếu có). Đây là điều kiện bắt buộc để mẫu có hiệu lực pháp lý.
Hướng dẫn viết mẫu thay đổi thông tin trên giấy phép kinh doanh
Nhiều doanh nghiệp lần đầu làm thủ tục thường lúng túng khi điền biểu mẫu. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để bạn tham khảo.
Cách ghi tiêu đề và phụ đề đơn
Tiêu đề mẫu đơn thường là: “Đơn đề nghị sửa đổi, bổ sung giấy phép kinh doanh”.
Ngay dưới tiêu đề, bạn có thể ghi rõ: “(Thay đổi lần thứ …)”. Điều này giúp cơ quan quản lý theo dõi lịch sử điều chỉnh của doanh nghiệp.
Cách ghi thông tin doanh nghiệp
- Tên công ty: ghi đúng như trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
- Mã số thuế: chính xác, không viết thiếu hoặc sai ký tự.
- Địa chỉ: ghi đầy đủ số nhà, phường, quận, thành phố.
- Nếu có thay đổi về tên, địa chỉ thì phải ghi rõ thông tin cũ và mới.
Cách mô tả nội dung thay đổi
Phần này phải ghi chi tiết và rõ ràng. Ví dụ:
- Thay đổi địa chỉ: từ số 123 Lê Lợi, Quận 1 sang số 456 Điện Biên Phủ, Quận 3, TP.HCM.
- Thay đổi vốn: từ 5.000.000.000 đồng thành 10.000.000.000 đồng.
- Thay đổi ngành nghề: bổ sung mã ngành 6201 – Lập trình máy vi tính.
Tải mẫu thay đổi thông tin trên giấy phép kinh doanh ở đâu?
Một số doanh nghiệp thường lấy nhầm mẫu cũ hoặc không hợp lệ, dẫn đến hồ sơ bị trả lại. Để đảm bảo chính xác, bạn nên tải trực tiếp từ:
- Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp: dangkykinhdoanh.gov.vn.
- Trang web của Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đăng ký.
Mẫu được cung cấp sẵn dưới dạng file Word hoặc PDF, dễ dàng chỉnh sửa và in ấn.
Thủ tục thay đổi thông tin giấy phép kinh doanh
Thủ tục thay đổi thông tin thường được tiến hành theo quy trình sau:
- Chuẩn bị hồ sơ: gồm mẫu thay đổi thông tin (Mẫu số 02), biên bản họp, quyết định thay đổi, giấy tờ cá nhân (nếu thay đổi người đại diện).
- Nộp hồ sơ: qua mạng trên Cổng thông tin quốc gia hoặc trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở KH&ĐT.
- Thanh toán lệ phí: phí nhà nước theo quy định (thường từ 100.000 – 200.000 VNĐ/lần thay đổi).
- Nhận kết quả: doanh nghiệp có thể nhận giấy phép kinh doanh bản giấy hoặc bản điện tử.</li>
Lưu ý khi sử dụng mẫu thay đổi thông tin giấy phép kinh doanh
Trước khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp nên chú ý những vấn đề sau:
- Điền đúng, khớp với hồ sơ kèm theo.
- Nếu nộp online: file phải định dạng PDF, dung lượng không vượt quá 15MB.
- Người ký đơn phải là người đại diện pháp luật hợp lệ.
- Nộp hồ sơ trong vòng 10 ngày làm việc kể từ khi có sự thay đổi, nếu chậm sẽ bị phạt từ 10–15 triệu đồng.
Kết luận
Có thể thấy, mẫu thay đổi thông tin trên giấy phép kinh doanh là văn bản không thể thiếu mỗi khi doanh nghiệp điều chỉnh thông tin đăng ký. Việc sử dụng đúng mẫu, điền chính xác và nộp hồ sơ đúng hạn sẽ giúp quá trình thay đổi diễn ra nhanh chóng, thuận lợi, tránh bị xử phạt hành chính.
Nếu bạn cần hỗ trợ chuyên nghiệp, hãy liên hệ ngay với Kế Toán Vinata – đơn vị cung cấp dịch vụ pháp lý và kế toán trọn gói, giúp doanh nghiệp xử lý thủ tục thay đổi giấy phép nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm chi phí.
