Thủ tục thành lập công ty: Hướng dẫn chi tiết cho doanh nghiệp mới

Khi bắt đầu khởi nghiệp hay mở rộng hoạt động kinh doanh, nhiều cá nhân và tổ chức đều quan tâm đến thủ tục thành lập công ty. Đây là bước quan trọng để doanh nghiệp có tư cách pháp nhân, được pháp luật công nhận và hoạt động minh bạch. Tuy nhiên, quá trình này đòi hỏi chuẩn bị hồ sơ, thực hiện các bước pháp lý và tuân thủ quy định hiện hành. Bài viết sau Kế Toán VINATA sẽ phân tích chi tiết từng giai đoạn, giúp bạn hiểu rõ và dễ dàng hơn trong việc thành lập công ty.

Khái niệm và ý nghĩa của việc thành lập công ty

Trước khi đi sâu vào các bước cụ thể, cần làm rõ khái niệm và vai trò của việc đăng ký thành lập công ty.

Khái niệm

Thành lập công ty là thủ tục pháp lý mà cá nhân hoặc tổ chức tiến hành để đăng ký doanh nghiệp tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền (Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch & Đầu tư). Sau khi hoàn tất, doanh nghiệp sẽ có tư cách pháp nhân để tham gia hoạt động kinh doanh.

Ý nghĩa

Tạo cơ sở pháp lý cho doanh nghiệp hoạt động hợp pháp.
Giúp doanh nghiệp xây dựng uy tín với khách hàng, đối tác, ngân hàng.
Là điều kiện để mở rộng kinh doanh, tham gia đấu thầu, huy động vốn.

Xem thêm: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là gì? 5 điều cần biết

Chuẩn bị trước khi tiến hành thủ tục thành lập công ty

Trước khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng một số yếu tố quan trọng.

Lựa chọn loại hình doanh nghiệp

Việc chọn loại hình phù hợp ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi, trách nhiệm và cách quản lý sau này. Phổ biến nhất gồm:

Công ty TNHH 1 thành viên: phù hợp với cá nhân hoặc tổ chức sở hữu riêng.
Công ty TNHH 2 thành viên trở lên: dành cho nhóm nhà đầu tư nhỏ, dễ quản lý.
Công ty cổ phần: thích hợp cho doanh nghiệp cần huy động vốn lớn, có nhiều cổ đông.
Doanh nghiệp tư nhân: thủ tục đơn giản nhưng chủ sở hữu chịu trách nhiệm vô hạn.

Đặt tên công ty

Tên công ty phải:

Không trùng hoặc gây nhầm lẫn với doanh nghiệp đã đăng ký.
Đủ 2 thành tố: loại hình + tên riêng.
Tránh dùng từ ngữ, ký hiệu vi phạm thuần phong mỹ tục.

Xác định ngành nghề kinh doanh

Ngành nghề cần chọn theo mã ngành hệ thống kinh tế Việt Nam, đặc biệt lưu ý những ngành nghề kinh doanh có điều kiện (cần giấy phép con).

Vốn điều lệ

Doanh nghiệp phải kê khai vốn điều lệ, tùy lĩnh vực sẽ có quy định vốn pháp định. Vốn điều lệ ảnh hưởng đến mức thuế môn bài và uy tín khi giao dịch.

Địa chỉ trụ sở chính

Địa chỉ công ty phải nằm trên lãnh thổ Việt Nam, có thể là nhà riêng, văn phòng thuê, nhưng không được đặt tại chung cư để ở.

Xem thêm: Dịch vụ hoàn thuế thu nhập cá nhân tại Kế toán VINATA

Hồ sơ của thủ tục thành lập công ty

Sau khi chuẩn bị các yếu tố trên, doanh nghiệp cần lập hồ sơ theo đúng quy định.

Thành phần hồ sơ cơ bản

Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
Điều lệ công ty.
Danh sách thành viên/cổ đông sáng lập.
Bản sao CMND/CCCD/hộ chiếu của thành viên góp vốn.
Giấy ủy quyền (nếu ủy quyền nộp hồ sơ).

Yêu cầu tính hợp lệ

Hồ sơ phải được soạn thảo chính xác, đầy đủ chữ ký. Nếu thiếu hoặc sai, cơ quan đăng ký sẽ yêu cầu bổ sung, làm kéo dài thời gian thành lập.

Quy trình thủ tục thành lập công ty

Quy trình này gồm nhiều bước liên tiếp.

Bước 1: Nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp

Doanh nghiệp nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp hoặc nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh.

Bước 2: Nhận giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Trong vòng 3–5 ngày làm việc, nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.

Bước 3: Công bố thông tin doanh nghiệp

Sau khi có giấy phép, doanh nghiệp phải công bố nội dung đăng ký trên Cổng thông tin quốc gia trong vòng 30 ngày.

Bước 4: Khắc dấu và thông báo mẫu dấu

Doanh nghiệp được tự quyết định hình thức, số lượng con dấu, nhưng phải thông báo với cơ quan đăng ký để đăng tải công khai.

Bước 5: Hoàn tất thủ tục thuế ban đầu

Đăng ký thuế và khai thuế ban đầu.
Mua chữ ký số.
Nộp tờ khai lệ phí môn bài.
Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp.

Lưu ý quan trọng khi thành lập công ty

Để tránh sai sót, doanh nghiệp nên quan tâm đến một số điểm sau:

Đối với vốn điều lệ: Nên khai vốn phù hợp năng lực tài chính, tránh kê khai quá thấp (thiếu uy tín) hoặc quá cao (rủi ro nghĩa vụ tài chính).

Ngành nghề kinh doanh: Nếu hoạt động ngành nghề có điều kiện, cần chuẩn bị giấy phép bổ sung ngay sau khi thành lập.

Thời hạn công bố và kê khai thuế: Doanh nghiệp chậm công bố hoặc kê khai thuế ban đầu có thể bị xử phạt hành chính.

Dịch vụ hỗ trợ thành lập công ty tại Vinata

Thực tế cho thấy, nhiều cá nhân, tổ chức lần đầu khởi nghiệp dễ gặp rắc rối khi tự làm hồ sơ. Lúc này, sử dụng dịch vụ tư vấn thủ tục thành lập công ty sẽ giúp tiết kiệm thời gian, đảm bảo thủ tục chính xác và nhanh chóng.

Lợi ích khi sử dụng dịch vụ

Hồ sơ được soạn thảo đúng quy định, không lo bị trả lại.
Tiết kiệm thời gian, tránh thủ tục rườm rà.
Có chuyên viên tư vấn đồng hành từ A–Z.
Được hỗ trợ thêm dịch vụ kế toán thuế sau thành lập.

Kết luận

Việc thực hiện thủ tục thành lập công ty tuy không quá phức tạp nhưng đòi hỏi sự cẩn trọng trong từng bước, từ chuẩn bị hồ sơ đến kê khai thuế ban đầu. Một sai sót nhỏ có thể khiến quá trình bị kéo dài, ảnh hưởng đến kế hoạch kinh doanh.

Để đảm bảo an toàn pháp lý và thành lập công ty nhanh chóng, hãy để Kế Toán Vinata hỗ trợ bạn.

Dịch vụ tại Vinata: