Giải thể doanh nghiệp đúng quy định: Những lỗi thường gặp khiến hồ sơ bị trả về

Giải thể doanh nghiệp tưởng chừng chỉ là nộp hồ sơ và chờ kết quả, nhưng trên thực tế rất nhiều doanh nghiệp bị trả hồ sơ, kéo dài thời gian hoặc phát sinh nghĩa vụ thuế chỉ vì những lỗi nhỏ nhưng chí mạng. Từ việc chưa quyết toán thuế, thiếu biên bản họp, sai thông tin trên thông báo giải thể, đến việc chưa hoàn tất nghĩa vụ với người lao động – tất cả đều có thể khiến quá trình giải thể bị đình trệ. Bài viết dưới đây Vinata sẽ chỉ ra những lỗi thường gặp khi giải thể doanh nghiệp đúng quy định, đồng thời giúp bạn biết cách phòng tránh để đóng mã số doanh nghiệp nhanh, gọn và đúng luật.

Vì sao hồ sơ giải thể doanh nghiệp hay bị trả về?

Trên thực tế, hồ sơ giải thể bị trả về thường không phải vì thiếu 1 tờ giấy, mà do doanh nghiệp chưa đủ điều kiện pháp lý để được giải thể, hoặc thông tin/biểu mẫu nộp lên hệ thống chưa khớp. Một số nguyên nhân phổ biến:

• Chưa hoàn tất nghĩa vụ thuế: còn tờ khai chưa nộp, còn nợ thuế, chưa xử lý hóa đơn, chưa hoàn tất thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế theo quy định quản lý thuế.
• Chưa thanh toán hết nợ và nghĩa vụ tài sản như nợ nhà cung cấp, nợ vay, nợ lương…, hoặc đang có tranh chấp tại Tòa án/Trọng tài → điều kiện giải thể chưa đạt.
• Sai biểu mẫu/thành phần hồ sơ dùng mẫu cũ, thiếu chữ ký, thiếu quyết định/biên bản họp đúng loại hình doanh nghiệp, hoặc scan/đính kèm file không đúng chuẩn khi nộp online.
• Chưa chấm dứt hoạt động đơn vị phụ thuộc chi nhánh, VPĐD, địa điểm kinh doanh nên hệ thống/đối chiếu chưa cho giải thể công ty mẹ. Thực tế xử lý hồ sơ thường vướng tại điểm này trong quy trình đăng ký online.

Điều kiện để giải thể doanh nghiệp đúng quy định

Để giải thể doanh nghiệp đúng quy định và hạn chế tối đa việc hồ sơ bị trả về, doanh nghiệp cần đáp ứng 3 điều kiện nền dưới đây. Đây là những điểm cơ quan thuế và cơ quan đăng ký kinh doanh thường đối chiếu kỹ trước khi cho phép chốt giải thể.

Doanh nghiệp thuộc trường hợp được giải thể hợp pháp

Doanh nghiệp chỉ được giải thể khi rơi vào một trong các trường hợp theo quy định, phổ biến như:

• Giải thể tự nguyện theo quyết định của:
  • Chủ sở hữu công ty TNHH một thành viên,
  • Hội đồng thành viên TNHH hai thành viên trở lên,
  • Đại hội đồng cổ đông công ty cổ phần.
• Hết thời hạn hoạt động ghi trong Điều lệ mà không gia hạn.
• Không đảm bảo số lượng thành viên tối thiểu theo loại hình doanh nghiệp trong thời hạn luật định và không thực hiện chuyển đổi loại hình.
• Bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (GCNĐKDN) hoặc rơi vào trường hợp bắt buộc chấm dứt theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền.

Trường hợp bị thu hồi GCNĐKDN thường phát sinh nhiều bước nghĩa vụ hơn và dễ bị kéo dài nếu doanh nghiệp còn nợ thuế, nợ BHXH hoặc không còn hoạt động tại địa chỉ đăng ký.

Xem thêm: Báo cáo thuế doanh nghiệp: 7 lỗi phổ biến khiến bị truy thu, phạt chậm nộp

Đã thanh toán hết các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản

Một điều kiện cốt lõi khi giải thể là doanh nghiệp phải thanh toán hết nghĩa vụ tài chính. Nếu còn nợ, cơ quan tiếp nhận thường yêu cầu bổ sung/giải trình hoặc từ chối giải thể.

Các nhóm nghĩa vụ hay bị kẹt gồm:

• Nợ thuế: thuế GTGT, TNDN, TNCN, thuế môn bài, tiền chậm nộp/phạt.
• Nợ BHXH/BHYT/BHTN: chưa chốt sổ, chưa hoàn thành đối soát đóng – hưởng.
• Nợ lương, trợ cấp, quyền lợi người lao động: lương, phép năm, trợ cấp thôi việc, các khoản bồi thường theo hợp đồng lao động.
• Nợ đối tác/nhà cung cấp/khách hàng: công nợ thương mại, hợp đồng còn hiệu lực, khoản đặt cọc, bảo hành…
• Nghĩa vụ tài sản khác: khoản vay, lãi vay, thuê nhà xưởng/văn phòng, chi phí dịch vụ treo…

Mẹo giảm rủi ro: Nên lập bảng công nợ và biên bản thanh lý tài sản – hợp đồng – công nợ để chứng minh doanh nghiệp đã tất toán, tránh bị yêu cầu bổ sung nhiều lần.

Không đang trong quá trình giải quyết tranh chấp

Doanh nghiệp không được giải thể nếu đang có tranh chấp chưa xử lý xong tại:

• Tòa án vụ án dân sự/kinh doanh thương mại/lao động…,
• Trọng tài thương mại.

Vì về nguyên tắc, nếu đang tranh chấp thì nghĩa vụ tài sản chưa chốt được, việc giải thể có thể ảnh hưởng quyền lợi của bên thứ ba.

Lưu ý: Nếu doanh nghiệp còn nghĩa vụ thuế, bước thuế thường là nút thắt lớn nhất. Quy định về chấm dứt hiệu lực mã số thuế được dẫn chiếu trong Luật Quản lý thuế và hướng dẫn tại Thông tư 105/2020/TT-BTC mẫu biểu, hồ sơ.

Quy trình giải thể doanh nghiệp đúng quy định

Tùy từng trường hợp, nhưng quy trình thực tế thường đi theo 3 chặng đi từ quyết định giải thể → thuế → đăng ký kinh doanh:

Chặng 1: Ra quyết định giải thể và thông báo giải thể

• Doanh nghiệp ban hành Quyết định giải thể + Biên bản họp nếu loại hình yêu cầu họp.
• Thực hiện thông báo giải thể theo mẫu trong hệ thống/biểu mẫu ban hành kèm Thông tư hướng dẫn và nộp qua Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp nếu nộp online.

Chặng 2: Thanh lý – tất toán nghĩa vụ đặc biệt là thuế

• Thanh lý hợp đồng, công nợ, tài sản; xử lý quyền lợi người lao động.
• Làm thủ tục với cơ quan thuế để chấm dứt hiệu lực mã số thuế hồ sơ theo hướng dẫn về đăng ký thuế.

Chặng 3: Nộp hồ sơ giải thể

• Sau khi hoàn tất nghĩa vụ, doanh nghiệp nộp bộ hồ sơ giải thể lên cơ quan đăng ký kinh doanh qua hệ thống/cổng dịch vụ công theo hướng dẫn.

Những lỗi thường gặp khiến hồ sơ giải thể bị trả về

Dưới đây là nhóm lỗi kinh điển khiến hồ sơ bị trả về nhiều nhất:

Chưa xử lý nghĩa vụ thuế / chưa chấm dứt hiệu lực MST

• Còn tờ khai thuế treo, nợ thuế, chưa hoàn thiện hồ sơ chấm dứt hiệu lực MST.
• Thiếu/không đúng mẫu biểu theo hướng dẫn đăng ký thuế thường gặp là không đúng mẫu hoặc thiếu giấy tờ liên quan.

Còn nợ BHXH, nợ lương, nghĩa vụ với người lao động

• Nhiều doanh nghiệp làm nhanh hồ sơ đăng ký kinh doanh nhưng vướng chặng nghĩa vụ nên không thể chốt giải thể trơn tru.

Thiếu quyết định/biên bản họp đúng loại hình

• Công ty TNHH 2TV trở lên, công ty cổ phần… thường cần biên bản họp + quyết định đúng thẩm quyền. Thiếu là bị yêu cầu bổ sung.

Sai/thiếu thông tin trong Thông báo giải thể

• Sai tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp, địa chỉ; sai người ký; thiếu chữ ký số khi nộp online; file scan mờ/không đúng định dạng.
• Nhiều trường hợp dùng mẫu cũ hoặc tải nhầm mẫu → bị trả.

Chưa chấm dứt hoạt động chi nhánh/VPĐD/địa điểm kinh doanh

• Công ty có đơn vị phụ thuộc nhưng chưa làm thủ tục chấm dứt → hồ sơ giải thể công ty mẹ dễ kẹt khi đối chiếu trên hệ thống nộp hồ sơ.

Xem thêm: Dịch vụ giải thể công ty

Chưa thanh lý tài sản – công nợ hoặc chưa chứng minh đã hoàn tất nghĩa vụ

• Về bản chất, giải thể là đóng doanh nghiệp sau khi đã xử lý xong các nghĩa vụ. Nếu hồ sơ thể hiện chưa rõ việc tất toán, cơ quan tiếp nhận có thể yêu cầu bổ sung/giải trình.

Hồ sơ giải thể doanh nghiệp đúng quy định

Tùy loại hình và tình trạng tự nguyện/thu hồi, nhưng bộ hồ sơ thường cần chuẩn bị theo hướng dẫn thủ tục và quy định về đăng ký doanh nghiệp.

Bạn có thể chuẩn bị theo checklist thực dụng sau:

Nhóm hồ sơ nội bộ doanh nghiệp

• Quyết định giải thể
• Biên bản họp nếu loại hình yêu cầu
• Phương án xử lý nghĩa vụ/ nợ / quyền lợi người lao động nên có để dễ đối chiếu

Nhóm hồ sơ nộp cơ quan đăng ký kinh doanh

• Thông báo về việc giải thể doanh nghiệp mẫu theo hướng dẫn/biểu mẫu hiện hành
• Các tài liệu kèm theo theo từng trường hợp thanh lý tài sản, danh sách chủ nợ… nếu được yêu cầu trong quy trình/đối chiếu

Nhóm hồ sơ thuế

• Hồ sơ chấm dứt hiệu lực mã số thuế theo quy định quản lý thuế và hướng dẫn đăng ký thuế bao gồm mẫu biểu và giấy tờ liên quan tùy doanh nghiệp.

Mẹo giảm tỷ lệ bị trả hồ sơ: dùng đúng hướng dẫn nộp hồ sơ trên Cổng đăng ký doanh nghiệp định dạng file, ký số, đặt tên file, tải đúng văn bản.

Kết luận

Để giải thể doanh nghiệp đúng quy định và tránh bị trả hồ sơ, bạn chỉ cần nhớ 3 điểm: đủ điều kiện tất toán nợ, không tranh chấp, xong phần thuế chấm dứt hiệu lực mã số thuế và nộp đúng biểu mẫu – đúng quy trình online theo cổng đăng ký/dịch vụ công.

Nếu bạn gửi cho Vinata loại hình doanh nghiệp và tình trạng thuế hiện tại, chúng tôi sẽ làm checklist nộp 1 lần đạt cho đúng trường hợp của bạn.