Trong bất kỳ dự án xây dựng nào, ngoài chi phí vật liệu, nhân công và máy móc thi công, luôn tồn tại một khoản mục quan trọng nhưng thường ít được chú ý – đó là chi phí chung trong xây dựng. Đây là nhóm chi phí gián tiếp, không trực tiếp tạo nên sản phẩm xây dựng, nhưng lại có vai trò then chốt trong việc duy trì hoạt động quản lý, phục vụ thi công và đảm bảo dự án diễn ra an toàn, đúng tiến độ. Bài viết này Kế Toán VINATA sẽ giúp bạn hiểu chi tiết chi phí chung là gì, bao gồm những thành phần nào, cách xác định ra sao và các giải pháp quản lý hiệu quả.
Chi phí chung trong xây dựng là gì?
Chi phí chung trong xây dựng được hiểu là toàn bộ những khoản chi phí cần thiết để quản lý, điều hành và phục vụ công tác thi công, nhưng không trực tiếp cấu thành vào công trình. Khác với chi phí vật liệu hay nhân công trực tiếp, chi phí chung phản ánh phần “hậu cần” cho dự án, đảm bảo các điều kiện cần thiết để thi công diễn ra liên tục và ổn định.
Khoản chi phí này thường khó xác định bằng con số tuyệt đối vì nó liên quan đến nhiều yếu tố phụ trợ. Do đó, trong thực tế, chi phí chung thường được tính toán dựa trên tỷ lệ phần trăm so với chi phí trực tiếp hoặc được lập dự toán chi tiết để phản ánh sát hơn tình hình thực tế của dự án.
Xem thêm: Dịch vụ tư vấn thuế doanh nghiệp chuyên sâu tại VINATA
Các thành phần cấu thành chi phí chung
Chi phí chung bao gồm nhiều khoản mục khác nhau, trải dài từ quản lý hành chính đến phục vụ thi công. Có thể chia thành bốn nhóm chính như sau:
Chi phí quản lý doanh nghiệp tại công trường
Đây là nhóm chi phí liên quan đến hoạt động điều hành công trình. Nó bao gồm tiền lương của cán bộ quản lý, kỹ sư giám sát, kế toán công trường, nhân viên bảo vệ và các khoản chi hành chính khác như điện, nước, văn phòng phẩm hay chi phí liên lạc. Những khoản này không trực tiếp tạo ra sản phẩm xây dựng, nhưng thiếu chúng thì dự án khó có thể vận hành trơn tru.
Chi phí phục vụ thi công
Nhóm chi phí này tập trung vào việc tạo điều kiện sinh hoạt và làm việc cho công nhân. Bao gồm chi phí xây dựng nhà tạm, lán trại, vệ sinh môi trường, thu gom rác thải, chi phí an toàn lao động hay trang bị bảo hộ. Đối với những công trình lớn, nhà thầu còn phải dự trù chi phí khám sức khỏe định kỳ cho công nhân và huấn luyện an toàn để hạn chế rủi ro.
Chi phí khấu hao và sửa chữa thiết bị phục vụ chung
Trong quá trình thi công, nhà thầu cần sử dụng nhiều loại tài sản cố định như máy tính, máy photocopy, thiết bị đo đạc, phương tiện vận chuyển nhỏ… Tất cả các thiết bị này đều cần được khấu hao, bảo dưỡng và sửa chữa định kỳ. Nếu không được tính toán trong chi phí chung, dự án dễ phát sinh khoản chi bất ngờ, làm ảnh hưởng đến dòng tiền.
Các khoản chi phí khác
Ngoài ba nhóm chính trên, chi phí chung trong xây dựng còn bao gồm các khoản bảo hiểm công trình, chi phí kiểm định chất lượng, thí nghiệm vật liệu, chi phí bảo vệ môi trường và khoản dự phòng rủi ro. Những chi phí này tuy có tỷ trọng nhỏ hơn, nhưng lại góp phần đảm bảo tính pháp lý, an toàn và sự minh bạch của dự án.
Phương pháp xác định chi phí chung
Xác định chi phí chung chính xác là bước quan trọng trong việc lập và kiểm soát dự toán xây dựng. Trên thực tế, có ba phương pháp được áp dụng phổ biến.
Tính theo định mức tỷ lệ phần trăm
Đây là cách đơn giản và thường dùng nhất. Bộ Xây dựng đã ban hành các định mức tỷ lệ chi phí chung cho từng loại công trình như dân dụng, công nghiệp, giao thông hay thủy lợi. Người lập dự toán chỉ cần áp dụng tỷ lệ này trên chi phí trực tiếp để ra kết quả. Tuy nhiên, phương pháp này có nhược điểm là khó phản ánh chính xác với những dự án có đặc thù riêng hoặc biến động lớn.
Tính theo dự toán chi tiết
Ở phương pháp này, đơn vị thi công sẽ lập bảng chi tiết cho từng khoản chi phí chung, từ chi phí quản lý nhân sự cho đến chi phí an toàn lao động. Cách tính này tốn nhiều thời gian và công sức, nhưng đổi lại, nó mang lại kết quả sát thực tế, minh bạch hơn. Phương pháp này đặc biệt phù hợp với những dự án quy mô lớn, sử dụng vốn ngân sách hoặc cần thẩm định chặt chẽ.
Kết hợp cả hai phương pháp
Nhiều nhà thầu hiện nay lựa chọn cách kết hợp: trước hết áp dụng tỷ lệ % theo định mức để có con số nhanh chóng, sau đó hiệu chỉnh lại bằng dự toán chi tiết. Cách làm này vừa tiết kiệm thời gian, vừa đảm bảo tính minh bạch và thuyết phục khi trình bày với chủ đầu tư hoặc cơ quan kiểm toán.
Xem thêm: Giấy chứng nhận nhãn hiệu là gì? Gồm có những nội dung gì?
Tác động của chi phí chung đến dự án xây dựng
Chi phí chung có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả của dự án, cả về tài chính, tiến độ lẫn chất lượng thi công.
Ảnh hưởng đến giá thành công trình
Thông thường, chi phí chung chiếm từ 5–10% tổng dự toán. Nếu tính toán không chính xác, doanh nghiệp có thể rơi vào tình trạng “giá thầu thấp nhưng chi phí thực tế cao”, dẫn đến thua lỗ. Ngược lại, nếu tính thừa, giá thành công trình bị đội lên, làm giảm tính cạnh tranh trong đấu thầu.
Ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng
Một dự án thiếu kinh phí cho quản lý công trường sẽ không đủ nhân sự giám sát, điều hành. Điều này kéo theo tiến độ bị chậm và chất lượng giảm sút. Tương tự, nếu không dự trù đầy đủ chi phí phục vụ thi công, công nhân sẽ làm việc trong điều kiện thiếu an toàn, dễ xảy ra tai nạn lao động và làm gián đoạn tiến độ dự án.
Ảnh hưởng đến dòng tiền của doanh nghiệp
Khác với chi phí vật liệu, chi phí chung trong xây dựng thường phát sinh ngay từ đầu và kéo dài trong suốt quá trình thi công. Doanh nghiệp nếu không kiểm soát tốt sẽ gặp khó khăn về dòng tiền, thậm chí bị động khi cần chi trả đột xuất. Vì vậy, nhiều đơn vị phải lập kế hoạch vốn lưu động riêng để đảm bảo chi phí chung luôn được đáp ứng.
Giải pháp quản lý và tối ưu chi phí chung
Để chi phí chung trong xây dựng được sử dụng hiệu quả và minh bạch, các doanh nghiệp xây dựng thường áp dụng một số giải pháp sau:
Lập dự toán chi tiết ngay từ đầu
Ngay từ khi chuẩn bị dự án, cần lập dự toán chi phí chung chi tiết dựa trên định mức của Nhà nước, đồng thời điều chỉnh theo thực tế. Việc có một bảng dự toán rõ ràng giúp kiểm soát tốt và hạn chế tình trạng phát sinh.
Ứng dụng phần mềm quản lý chi phí xây dựng
Việc áp dụng công nghệ trong quản lý chi phí giúp hạn chế sai sót thủ công, đồng thời tự động hóa khâu tính toán và báo cáo. Nhờ đó, các khoản chi phí chung được theo dõi minh bạch và dễ dàng đối chiếu với dự toán ban đầu.
Kiểm soát định kỳ trong quá trình thi công
Không chỉ lập dự toán ban đầu, doanh nghiệp cần định kỳ (1–3 tháng) rà soát lại chi phí chung để kịp thời điều chỉnh. Việc kiểm soát thường xuyên giúp hạn chế tình trạng cuối kỳ mới phát hiện sai lệch quá lớn.
Thuê đơn vị tư vấn quản lý chi phí
Đối với những dự án lớn và phức tạp, việc thuê đơn vị tư vấn quản lý chi phí sẽ giúp đảm bảo tính chuyên nghiệp và tuân thủ pháp luật. Các chuyên gia sẽ hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa các khoản chi mà vẫn giữ được hiệu quả dự án.
Kết luận
Chi phí chung trong xây dựng tuy không trực tiếp tạo nên công trình, nhưng lại có vai trò nền tảng bảo đảm dự án vận hành trôi chảy, an toàn và đúng tiến độ. Việc hiểu rõ thành phần, phương pháp tính toán và giải pháp quản lý sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí, nâng cao năng lực cạnh tranh và hạn chế rủi ro tài chính.
